venerdì 22 giugno 2012

Come gestire efficacemente le riunioni di lavoro





Imparare come gestire efficacemente le riunioni di lavoro è molto importante per svolgere nel modo migliore il lavoro, ottimizzando tempi e risultati.


La riunione si apre con l’esposizione,
da parte del leader, dei motivi che
hanno suggerito l’incontro, del suo
scopo e degli obiettivi che si intendono
raggiungere, delineando i problemi e la
situazione connessi all’argomento in
discussione.
Il leader deve essere in grado di esercitare la leadership, guidando la riunione.
Può essere utili chiarire le zone di
competenza di ognuno, nell’ambito
delle quali si possono fornire utili
informazioni ed opinioni.
E’ importante stabilire dei traguardi
intermedi e concordare il programma
orario.
Si enunciano e raccolgono fatti,
opinioni dei partecipanti, annotandoli
accuratamente.


Quando si ritiene di avere a
disposizione sufficienti dati, fatti ed
opinioni, questi si mettono a
confronto; si indicano quindi le
possibili soluzioni del problema, e per
ciascuna di esse si analizzano i
vantaggi considerando gli effetti sugli
interessati.
Durante la riunione è opportuno
riassumere frequentemente, ripetendo
o riprendendo fatti, opinioni, soluzioni,
in modo da facilitare l’ordinato
svolgimento del lavoro e fare il punto
della discussione confrontandolo con il
piano di discussione concordato.
Si deve comunque arrivare a
conclusioni e soluzioni prima del
termine della o delle riunioni e
decidere il piano d’azione, assegnando
i compiti e le responsabilità,
precisando i tempi dell’azione,
indicando come e chi deve eseguire il
controllo, tenendo presenti le
raccomandazioni dei partecipanti.


Cosa deve fare il leader
Chi presiede la riunione deve far fronte
a due esigenze: non assumere
atteggiamenti che possano frenare gli
interventi dei partecipanti, ma non
perdere la guida ed il controllo della
discussione.
Deve quindi:
incoraggiare la partecipazione
attiva alla riunione e dare a tutti
l’opportunità di parlare;
impedire che la discussione
ristagni su particolari o su digressioni
di scarsa importanza;
mantenere vivo l’interesse,
intervenendo opportunamente e
facendo le appropriate domande;
trarre le conclusioni al
momento opportuno;
coordinare gli interventi e
indirizzarli verso l’obiettivo;
mantenere la discussione in tema;
limitare i suoi interventi, dato
che per la sua posizione può essere
indotto a parlare troppo;
cercare di comportarsi il più
possibile come un componente del
gruppo.


Cosa devono fare i partecipanti
C’è la tendenza a pensare che, per
migliorare il lavoro di gruppo, si
debbano solo sviluppare le capacità del
leader, in quanto si ritiene che
l’efficienza del gruppo coincida con
quella di chi lo dirige.
Una tale impostazione tende a
sminuire il valore del lavoro di gruppo,
il cui scopo principale è consentire a
chi vi partecipa di dare tutto il
contributo che è in grado di dare.
Il gruppo funziona con una dinamica
che è in relazione alla personalità di
ciascun partecipante ed a quanto
ciascuno sa e vuole dare.

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